Privacyverklaring

Inleiding
DHC Meeuwen hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. DHC Meeuwen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als DHC Meeuwen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

DHC Meeuwen
Arkstraat 39
3670 Meeuwen (Oudsbergen)
secretaris[at]dhcmeeuwen.be
www.dhcmeeuwen.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door DHC Meeuwen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
o Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
o Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
• Het deelnemen aan competities en tornooien
o Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
o Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
• Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
o Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
o Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
o Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens verwerken we?
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken :
• Persoonlijke identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, nationaliteit
• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail
• Bankrekening gegevens voor de financiële administratie
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen of federaties. Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben gekregen.
De vermelde gegevens moeten indien van toepassing verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de club.

4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties:
• Bestuursleden en trainers van de vereniging
• Vlaamse Handbal Vereniging (VHV), Nederlands Handbal Verbond (NHV), gemeentelijke sportdienst MG (Oudsbergen)
• Verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade-aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.

5. Verstrekking van gegevens aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
• het verzorgen van clubwebsite en/of Facebook (content);
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben.
We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is vb in kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment delen wij uw persoonsgegevens met derden tenzij u ons hier schriftelijke toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Beeldmateriaal

Het nemen van beeldmateriaal is een verwerking van persoonsgegevens. DHC Meeuwen neemt de nodige voorzorgsmaatregelen om ook deze gegevens te beschermen.

8. Bewaartermijn
DHC Meeuwen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).
DHC Meeuwen verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 25 jaar nadat een lidmaatschap beëindigd is. Zodat we ook oud-leden kunnen benaderen voor historische evenementen.

9. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :
• Alle personen die namens DHC Meeuwen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

10. Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kan u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden.
Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen aan onze privacyverklaring
DHC Meeuwen kan deze privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen wij een aankondiging doen op onze website.